Động lực nào để doanh nghiệp thật sự đi vào chuyển đổi số và nên chuyển đổi số như thế nào để tránh lãng phí nguồn lực đầu tư của doanh nghiệp?

Đó là câu hỏi đến từ cộng đồng doanh nghiệp (DN) đã được đặt ra cho các chuyên gia tại phiên thảo luận bàn tròn – Hội nghị Chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Thành phố Hải Phòng vào sáng ngày 26/5/2022 với sự tham dự của ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố Hải Phòng và gần 200 doanh nghiệp địa phương.

Trả lời câu hỏi này, thay mặt cho 04 diễn giả được mời trong phiên thảo luận của chương trình, bà Nguyễn Uyên (Ban cố vấn Học viện Đào tạo DNNVV Đông Nam Á, Ths. Chính sách Công – Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright, Phó Trưởng ban Phát triển Hội viên và Đào tạo Nguồn nhân lực – Hiệp hội các doanh nghiệp Khu Công nghiệp TP.HCM) đã đưa ra một số ý chính như sau:

1. Động lực nào để doanh nghiệp thật sự đi vào quá trình Chuyển đổi số?

Nói về động lực nào giúp DN nhận diện được sự cần thiết tất yếu phải thực hiện CĐS, theo Ths. Nguyễn Uyên, nó cần đi từ quá trình “nhận thức à hành động” và đến từ sự tác động bên ngoài lẫn nhu cầu bên trong của DN.

Đối với các tác động bên ngoài, vai trò của các cơ quan địa phương trong việc truyền thông nâng cao nhận thức là vô cùng quan trọng. Đặc thù của các DNNVV với nguồn lực còn nhiều hạn chế về vốn, nhân lực, cơ sở vật chất, thông tin, thị trường, trình độ quản lý… thì họ luôn bị chi phối bởi những hoạt động gắn chặt với mục tiêu tiết giảm chi phí và tăng doanh thu, lợi nhuận, thị trường hơn là việc bỏ thời gian và nguồn lực vào một quá trình cải tổ hoạt động nếu như họ chưa nhận thấy nó thật sự là vấn đề cần thiết cho tổ chức họ giai đoạn này! Đó thường là tâm lý chung của nhiều nhà quản lý DNNVV hiện nay. Nhưng trên thực tế, đơn cử số báo cáo số liệu của Cisso 2020 về khảo sát mức độ tác động của CĐS đối với DN Thái Bình Dương cho biết “các DNNVV được CĐS thành công đã tạo ra doanh số bán hàng tăng hơn 50%, đặc biệt DNNVV dẫn đầu về CĐS đã thu được lợi ích nhiều gấp 02 lần so với trước khi CĐS”. Theo bà Uyên, những con số như vậy sẽ có tính thuyết phục hơn đối với DN. Và, khả năng nhận thức được giá trị mang lại bao nhiêu thì DN sẽ có hành động tương thích bấy nhiêu. Như vậy, ở góc độ truyền thông, các cơ quan có chức năng hỗ trợ DNNVV cần tăng cường các hoạt động truyền thông đến DN rộng rãi hơn nữa về tầm quan trọng của CĐS hiện nay đối với khả năng cạnh tranh của DN trong hiện tại và tương lai.

Đối với tác động bên trong DN, Ths. Nguyễn Uyên cho rằng nó phải hướng đến các kết quả đo lường được bởi CĐS và đáp ứng đúng nhu cầu DN. Có 05 nhu cầu cơ bản mà gần như mọi DN đều hướng đến đó là (1) tăng NSLĐ, (2) tiết giảm chi phí, (3) tận dụng nguồn lực, (4) gia tăng lợi nhuận, (5) phát triển thị trường. Ngoài ra, nó còn là những nhu cầu cụ thể khác mà thông qua vai trò của công nghệ và CĐS thì DN sẽ đạt được. Như vậy, để đạt được tác động bên trong, các nhà tư vấn cùng với các nhà quản lý DN cần xác định rõ nhu cầu/ kỳ vọng của tổ chức là gì và đảm bảo hoạt động tư vấn hướng đến 05 nhu cầu cơ bản nêu trên cũng như các nhu cầu cụ thể mà DN kỳ vọng.

Bà Nguyễn Uyên và các diễn giả trong phiên hội nghị bàn tròn tại Hội nghị CĐS cho DNNVV tại Thành phố Hải Phòng

Theo bà Uyên, thật ra thuật ngữ “Digital Transformation” đã được áp dụng ở các quốc gia phát triển từ những năm 1990s, nghĩa là cách Việt Nam từ khoảng 20 năm về trước. Riêng đối với Việt Nam, chúng ta chỉ mới đề cập và đi vào quá trình này trong 01 vài năm gần đây. Điều này cho thấy khoảng cách về mức độ Chuyển đổi số (CĐS) của Việt Nam so với thế giới là không hề nhỏ. Tuy nhiên, nhờ vào quá trình hội nhập quốc tế trong thời đại CNTT hiện nay, các DN Việt Nam vẫn có nhiều cơ hội để tiệm cận với mức độ CĐS hiện nay với quốc tế là hoàn toàn có thể.”

Thực tế cho thấy “CĐS đã không còn là xu thế[1]” mà thật sự nó đã trở thành một phần trong quy trình hoạt động hiện hữu của hầu hết các DN thuộc mọi quy mô. Một ví dụ đơn cử được Ths. Nguyễn Uyên nhắc đến đó là việc sử dụng các mạng xã hội như Zalo, Zoom, Google Meet… để trao đổi công việc và họp online mà hầu hết các DN và người tham gia lao động đều đã từng trải nghiệm qua là một minh chứng cho việc CĐS đã thật sự đi vào hoạt động bên trong DN thông qua tác động từ bên ngoài. Các ứng dụng này đã xóa bỏ rào cản về khoảng cách địa lý và tiết giảm rất nhiều chi phí cho quá trình vận hành kinh doanh vừa qua của DN. Và chính vì nhìn thấy những hiệu quả mang lại rõ ràng từ công nghệ này mà hiện nay hầu hết DN đều đã tận dụng vào quá trình hoạt động SXKD.

2. Doanh nghiệp nên chuyển đổi số như thế nào để tránh lãng phí các nguồn lực đầu tư?

Trên thực tế đã có không ít DN bỏ kinh phí cho việc đầu tư các phần mềm giải pháp công nghệ khá tốn kèm nhưng rồi sau đó lại đi đến những hoàn cảnh: (a) không thể vận hành tiếp tục bởi nó không tương thích với bối cảnh mới, (b) nội bộ không phối hợp để vận hành hoặc không còn nhân sự để vận hành do đã nghỉ việc.

• Đối với trục trặc thứ nhất (đầu tư phần mềm nhưng rồi không tương thích với bối cảnh): Ths. Nguyễn Uyên cho rằng nó xuất phát từ quá trình phân tích ban đầu của chiến lược CĐS. DN hoặc nhà tư vấn đã bỏ qua bước phân tích quan trọng và nền tảng để quyết định áp dụng công nghệ nào đáp ứng mục tiêu hoạt động của DN. Việc xác định rõ kỳ vọng DN (trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và xác định rõ nguồn lực DN, gắn vào bối cảnh chung của xu thế (dựa trên kinh nghiệm của nhà quản lý trong ngành và của tư vấn) để xác định lại mô hình kinh doanh (business model) cho phù hợp và từ đó xác định được hướng đi để cải thiện và phát triển và lộ trình thực hiện cụ thể từ ban đầu thì sẽ tránh được các “bẫy” đầu tư công nghệ thật sự không cần thiết (hoặc có khi chỉ cần thiết giai đoạn đầu nhưng lại vô hiệu hóa giai đoạn sau).

(Nguồn: Tài liệu Hướng dẫn Xây dựng lộ trình CĐS cho DNNVV).

• Đối với trục trặc thứ hai (nội bộ không phối hợp để vận hành hoặc không còn nhân sự để vận hành): Ths. Nguyễn Uyên phân tích có 02 trong các nguyên nhân dẫn đến tình trạng này chính là (1) thiếu bước lập kế hoạch hoặc lập kế hoạch chưa phù hợp, (2) thiếu hoạt động đào tạo nội bộ. Theo Ths. Nguyễn Uyên, việc lập kế hoạch rất hữu ích cho DN phân bổ được nguồn lực, lộ trình, các yếu tố đầu vào – đầu ra của quá trình và các bước thực hiện, KPIs cụ thể giúp cho đội ngũ có cơ sở thực hiện và giúp quá trình triển khai được chủ động nhiều hơn. Kế hoạch càng từng bước cụ thể thì càng dễ thích ứng và phối hợp trong nội bộ lẫn nhau. Ngoài ra, việc đào tạo nội bộ/ đào tạo kèm cặp nhân viên (OJT – On job training) cũng hết sức cần thiết để tránh sự ngừng trệ các vị trí công việc và tránh bị động khi có các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Nhìn chung, lập kế hoạch và đào tạo nội bộ là 02 yếu tố có thể gọi là then chốt để giúp các dự án bên trong DN được hoạt động một cách thuận lợi, cụ thể, linh hoạt và chủ động hơn. Điều này cũng sẽ tránh gây áp lực cho các bên tham gia nếu như có 01 bản kế hoạch tốt và 01 quá trình chú trọng đào tạo OJT tốt bên trong DN.

Xác định được các vấn đề nêu trên, Chương trình Hỗ trợ Doanh nghiệp CĐS giai đoạn 2021-2025 của Bộ KHĐT và USAID đang hướng đến mục tiêu cùng DN làm rõ lại tầm nhìn và từ đó xây dựng lộ trình CĐS cho DN với một kế hoạch cụ thể và phù hợp với tầm nhìn của DN. Theo đó, quá trình cùng với DN khảo sát + phân tích để xây dựng 01 lộ trình CĐS cụ thể cho mỗi DN phải mất tầm 2-2,5 tháng. Trên cơ sở xác định rõ các vấn đề cùng kỳ vọng của DN, gắn vào bối cảnh, tư vấn mới có thể đưa ra lời tư vấn rằng DN cần cải thiện những vấn đề gì trong 07 trụ cột CĐS và cải thiện như thế nào, cần cải tiến quy trình nào hoặc cần đầu tư/ bổ sung/ củng cố công nghệ phần mềm nào để hỗ trợ cho mục tiêu chung của DN.

Ngoài ra, Ths. Nguyễn Uyên cũng cho rằng tầm nhìn của DN quyết định con đường và độ bền của DN trong bao xa và bao lâu. Một tầm nhìn xa thì sẽ có thể giúp DN xác định được lộ trình đi và các chiến thuật phù hợp trên từng chặng đường, nhận định được các rào cản lẫn lợi thế trên mỗi chặng đường để vượt qua hoặc tận dụng nó để đến được đích của tầm nhìn. Tuy nhiên, tầm nhìn khi gắn vào chiến lược phải xét trong cục diện của “bối cảnh” và “nguồn lực”. Nói cách khác, tầm nhìn của DN cũng chính là “kỳ vọng” mà DN muốn hướng tới trong tương lai.

[1] Là tựa đề bài viết của Ths. Nguyễn Uyên đăng trên Đặc san Doanh nghiệp Doanh nhân thuộc Hiệp hội các Doanh nghiệp Khu Công nghiệp Thành phố, năm 2020”.